Metodologías y prácticas comúnmente utilizadas para resolver problemas en la cadena

Los profesionales encargados de gerenciar la cadena de suministro utilizan en la actualidad un conjunto de herramientas y técnicas de operación que son las generalmente aceptadas en casi todas las empresas del mundo. Adicionalmente, ellas están inmersas en la lógica de operación con la que se diseñan todos los sistemas ERP´s del mercado. Señalamos a continuación tres de ellas y adicionamos un fenómeno que raramente se conoce y maneja.

Planeación de las operaciones con base en pronósticos de ventas

El insumo principal y fundamental que se usa hoy en día para planear toda la cadena de suministro es el pronóstico detallado de ventas de los productos que ofrece la compañía a sus clientes. Las áreas de Mercadeo y Ventas son las encargadas de elaborar estos pronósticos. Incluso, en algunas empresas se invierten grandes sumas de dinero en la implementación de paquetes de software y técnicas sofisticadas para la elaboración de pronósticos, con la esperanza de mejorar su precisión.

Una vez se dispone del pronóstico, Compras se prepara para abastecer las materias primas e insumos requeridos para atender este volumen de operación. Cuando estos llegan a la bodega de materias primas (a tiempo y en cantidad suficiente), el área de programación de producción los libera a la planta por medio de órdenes de producción, que posteriormente son entregadas a la bodega central, en forma de productos terminados. En empresas que cuentan con su propio canal de distribución, estos son posteriormente llevados a bodegas regionales y luego a los puntos de venta/clientes.

Todo profesional con unos pocos años de vida laboral sabe que un pronóstico nunca se cumple exactamente. De hecho, la probabilidad matemática de acertar un pronóstico es literalmente igual a cero. Existen dos posibilidades de comportamiento de la demanda real frente al pronóstico:

La demanda real es superior al pronóstico. Por ejemplo, se pronosticaron 1.000 unidades pero se consiguieron pedidos por 1.100 unidades. Esto significa una de las dos siguientes cosas, o las dos al mismo tiempo: ventas perdidas (lo más grave que pueda pasar en una empresa), o urgencias frenéticas en compras, producción y distribución, para atender la sobredemanda, generalmente acompañadas de fuertes tensiones entre áreas, cambiando precipitadamente los programas de producción, pagando fletes altos por materias primas y productos terminados, etc, etc.

La demanda real es inferior al pronóstico. Por ejemplo, se pronosticaron 1.000 unidades pero sólo se vendieron 900. Esto significa que existirá un exceso de inventarios innecesarios que atrapan capital de trabajo y espacio costoso, por los que se pagan seguros, que se pueden volver obsoletos, que hay que mover, contar y registrar, vender con altos descuentos, etc, etc. La literatura indica que los costos de propiedad del inventario pueden variar entre el 18 y el 75% anual del valor del mismo, una cifra poco conocida pero de magnitud muy significativa.

En general, podría decirse que más o menos la mitad de los productos terminados tendrán demanda superior al pronóstico y la otra mitad tendrán demanda inferior al pronóstico. Agotados en muchos productos y excesos de inventario en otros tantos. Esta dinámica es la que da origen a una ya legendaria frase en las empresas: “Tenemos mucho inventario de cosas que no se venden y no tenemos nada de lo que sí se vende”.

Utilización del sistema de máximos y mínimos para definir puntos de reorden

El sistema Min-Max es el que utilizan TODOS los sistemas ERP del mercado, que son los que generalmente soportan la gestión de cadenas de suministro. Es fácil demostrar que este sistema no garantiza que no existan agotados del producto requerido, debido a que en muchas ocasiones, la tasa de consumo del producto es mayor que el tiempo de reposición del proveedor para reabastecer el inventario, tal como se ilustra en la gráfica de abajo.

La solución comúnmente empleada para resolver esta realidad es incrementar los niveles de inventario. El sistema Min-Max es inadecuado para definir puntos de reorden, de tal manera que se logre máxima disponibilidad y mínimo inventario.

El efecto látigo (Bullwhip effect)

El efecto látigo es una dinámica típica de comportamiento de las cadenas de suministro identificada por la Teoría de Sistemas. Lamentablemente, este efecto es muy poco conocido. El MIT desarrolló el llamado Juego de la Cerveza para ilustrar la forma en que se forma este efecto y las razones por las que se presenta.

El efecto látigo consiste fundamentalmente en la ampliación exponencial de pequeñas variaciones en la demanda a través de toda la cadena de suministro, tal como se ilustra en la figura de abajo. Estas ampliaciones inducen grandes pero innecesarias variaciones en los niveles de inventarios de productos terminados, en proceso y de materias primas e insumos, generando significativos excesos en algunos momentos y agotados en algunos otros.

Ninguna técnica común de gerencia de cadena de suministro incorpora este perverso efecto en sus análisis y ni mucho menos, incorpora soluciones para atenuarlo o mitigarlo.

Utilización generalizada de hojas de cálculo

Un estudio del Grupo Aberdeen en Estados Unidos, una entidad de alta credibilidad y reconocimiento en el estudio de temas relacionados con cadena de suministro, indica que el 91% de las empresas del mundo utilizan hojas de cálculo para realizar la planeación y ejecución de sus cadenas de suministro, aún cuando cuentan con costosos y sofisticados sistemas ERP. Es muy probable que esta cifra sea realmente mayor, según sondeos del Demand Driven Institute.

La razón fundamental para que este significativo hecho se presente, es simple y llanamente que los paquetes ERP no son adecuados para realizar estas tareas. Estos se basan en pronósticos, Min-Max (ya discutidos) y en MRP tradicional (sus deficiencias inherentes son tratadas ampliamente en la literatura) y ni dan cuenta ni se preocupan por el efecto látigo.

La utilización masiva de hojas de cálculo para la gerencia de la cadena de suministro genera problemas mayores: no son escalables ni estandarizables, no tienen visibilidad, solo las conocen y pueden utilizar bien las personas que las crearon, contienen errores en sus fórmulas, no se actualizan a tiempo, etc. etc. Esto se ha denominado el “Excel Hell” (el infierno del Excel).

En conclusión, varias de las reglas/procedimientos de gerencia de cadena de suministro y la herramienta de cálculo utilizada corresponden a metodologías completamente inadecuadas.